L'Arxiu de la Universitat Jaume I ofereix els següents serveis per al PTGAS de la Universitat:
► Sistema de gestió documental
► Transferències de documentació a l'Arxiu General
► Procés tècnic en l'Arxiu General
► Préstec, consulta i còpies de documents
Ofereix les directrius, processos i eines per a una gestió eficaç dels documents generats per la Universitat:
Transferències de documentació a l'Arxiu General
Consisteix en el trasllat de la documentació des de les unitats administratives a l'arxiu intermedi quan ha finalitzat el termini de permanència en els arxius de gestió. El procediment és el següent:
El personal de la unitat administrativa completa la relació de transferència (descarregar la plantilla) i l'envia a l'Arxiu General a través d'aquest formulari: Sol·licitud de transferència.
Des de l’Arxiu General es contacta amb la unitat administrativa per a gestionar el trasllat de la documentació.
L'Arxiu General només accepta documentació arxivada en caixes d'arxivament definitiu de cartó blanc grandària foli prolongat.
En l'Arxiu General es revisa la documentació rebuda amb la relació de transferències. En cas d'alguna incidència, es contacta amb la unitat remitent per a resoldre-la.
Procés tècnic en l'Arxiu General
Després de revisar el material documental rebut, es guarda en la unitat d'instal·lació adequada, segons la tipologia i el suport. S'assigna una signatura topogràfica a cada unitat d'instal·lació que indica la seua ubicació física i es registra en el catàleg de l'Arxiu per a la seua posterior recuperació en cas de consulta.
. Valoració i conservació/ Eliminació dels documents
L'Arxiu forma part de la Comissió de Valoració documental per a les Universitats Públiques de la Comunitat Valenciana encarregada d'estudiar i establir els terminis de conservació i accés de les sèries documentals universitàries.
Així mateix, l'Arxiu forma part de la Comissió de Valoració Documental de la Universitat Jaume I.
Taules de valoració de sèries documentals universitàries aprovades per la JCDA
Més informació sobre propostes de valoració documental universitàries a la pàgina web de la Conferència d'Arxivers d'Universitats Espanyoles, CAU.
Préstecs, consultes i còpies de documents
Les unitats administratives poden sol·licitar el préstec o còpia digitalitzada dels seus documents transferits a l’Arxiu, per a finalitats de tramitació o informació administrativa. Els préstecs i còpies es sol·liciten a través del Portal d'Arxiu, seguint els següents passos:
Des de l’Arxiu s’enviarà la documentació sol·licitada.
Per a qualsevol dubte o consulta, podeu contactar amb arxiu@uji.es o als telèfons: 964 72 8768- 964 72 8780 - 964 72 87 58
Videotutorial: Sol·licitar préstecs i còpies digitalitzades
També es pot consultar la documentació a la sala de l'Arxiu General demanant cita a través del Portal d'Arxiu o escrivint a: arxiu@uji.es indicant data i hora preferibles dins l'horari de consulta: de dilluns a divendres, de 9.00 a 14.00 h. Es rebrà confirmació per part de l'Arxiu