El Servei de Gestió Econòmica (SGE) és el responsable de:
Pel que fa a l'elaboració del pressupost, el Servei de Gestió Econòmica intervé en aquest procés fins que s'aprova i es fa públic. Posteriorment, s'encarrega de promoure, tramitar i comptabilitzar totes les modificacions pressupostàries necessàries per a gestionar el pressupost.
Des del punt de vista de la gestió pressupostaria, és el responsable de dirigir la gestió del pressupost, així com de gestionar tots els ingressos de la Universitat i de gestionar les despeses que tenen la consideració de centralitzades.
A tal efecte, es consideren despeses de gestió centralitzada les següents:
Quant a la gestió de la tresoreria, el Servei de Gestió Econòmica és l'encarregat de planificar els fluxos de cobraments i pagaments que es deriven de la activitat econòmica de la Universitat.
En relació a justificacions de projectes, i sempre en l’àmbit econòmic, el SGE s’encarrega d’assessorar els responsables dels projectes i d’elaborar la part econòmica de les justificacions de tots aquells convenis, contractes i projectes relacionats amb la docència i la investigació i també aquells de caràcter institucional, fins al seu enviament.
En el cas que l'entitat que concedeix el projecte no accepte totalment o parcialment la justificació presentada, el SGE coordina i prepara, juntament amb el responsable del projecte i, si escau, també amb l’assessoria jurídica, les al·legacions o recursos corresponents.
D’altra banda, encara que les unitats de gestió depenen de la Gerència, el SGE té encomanada la tasca de coordinar-les funcionalment amb l’objecte d’unificar procediments i homogeneïtzar el seu funcionament.
Finalment, el SGE té encomanada la tasca referent a l'arxiu dels documents comptables.
El 2013 el SGE, amb la necessària col·laboració del Servei d'Informàtica, va iniciar la tasca de digitalitzar les factures i altres documents justificatius de despeses, en una primera fase experimental, amb l'objectiu final que tota la documentació estiguera en format digital, amb la finalitat d'evitar les còpies, la circulació de factures pels diferents serveis o la circulació de documentació per a la seua fiscalització i aprovació per part dels òrgans competents.
El 2015 es posa en marxa una segona fase del projecte, on aquesta tasca s'ha estès a totes les unitats de gestió, al Servei de Contractació i Assumptes Generals, i al Servei de Recursos Humans.
Per a facilitar la labor de digitalització, s'ha creat un enllaç en e-ujier perquè els diferents serveis o unitats que tramiten beques, puguen adjuntar als corresponents expedients de despesa (RC) els documents de convocatòries, resolucions, modificacions, etc. Aquest enllaç està disponible ací.
Des de 2013, el SGE es va proposar unificar i automatitzar al màxim els processos de gestió d'ingressos, tant per matrícula o taxes com per altres activitats pròpies de la Universitat, com ara els cursos, congressos, seminaris, i altres on s'exigeix per a poder participar-hi l'abonament d'un preu.
Amb l'ajuda indispensable del Servei d'Informàtica, es va dissenyar un procediment únic per a l'alta de noves activitats o preus. Aprofitant aquesta unificació es va voler afegir un nou sistema de pagament, que la tecnologia actual permetia, i també amb demanda per part dels usuaris, i que no podíem deixar de banda. AMb aquesta finalitat es va contractar una empresa externa per a desenvolupar la passarel·la de pagaments, tant per TPV físic com virtual.
Com que la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic, obligava tots els proveïdors de serveis de les administracions publiques a posar a la disposició d'aquestes la factura dels serveis en format electrònic, a partir del 15 de gener de 2015, es va veure l'oportunitat d'integrar la nova forma de rebre factures amb el procés ja iniciat de digitalització i signatura electrònica de documents.
Instruccions referents al punt general d'entrada de factures electròniques a l'UJI
Instruccions per al PGEFE