A part dels requisits de facturació que siguen aplicable segons la legislació vigent, des de la implantació de la facturació electrònica, s'han de tenir en compte alguns aspectes addicionals per a assegurar la correcta tramitació de les factures. En general, es tracta de conèixer el servei que fa la sol·licitud del material o servei, perquè no es demore la tramitació ni el pagament de les factures.
Per a això, en l'UJI, l'Òrgan "gestor" corresponent a un dels tres codis DIR3, indica el servei, departament, centre, etc., que realitza la petició i que, per tant, ha de conformar la despesa, pas necessari per a la seua correcta tramitació i pagament.
També és necessari que cada peticionari puga relacionar la factura amb la corresponent comanda, per la qual cosa s'ha d'indicar també aquesta dada en la factura electrònica o en paper.
D'altra banda, en alguns casos, s'ha d'aportar alguna altra documentació complementària, com s'assenyala a continuació:
Codis DIR3:
Serà necessari indicar en totes les factures electròniques els codis DIR3 corresponents al servei peticionari del material o servei. De no ser així, atès que no es podran associar a cap servei, seran rebutjades. Aquests codis es poden trobar en aquest enllaç.
Número de comanda / expediente:
Totes les comandes de serveis o material per a l'UJI han de ser sol·licitats a través d'una comanda (poden veure el model en aquest enllaç). Per a facilitar la tramitació de les factures serà necessari fer referència en elles al número de comanda o referència de l'expedient de contractació, indicant només el número o la referència, per exemple per a la comanda 1234 s'inidicará únicament els dígits "1234", sense un altre text. En el cas dels expedients, el seu número de referència, per exemple SE/1/20. Aquest número de comanda o expedient s'indicarà en el camp REFERÈNCIA OPERACIÓ/DEMANAT RECEPTOR, que es correspon amb el camp de la factura electrònica <ReceiverTransactionReference>.
En els casos d'expedients de contractació en els quals una mateixa empresa siga adjudicatària de 2 o més lots, aquesta haurà de presentar una factura per cadascun dels lots, indicant el número d'expedient i el lot corresponent. No s'acceptaran factures en les quals s'agrupen 2 o més lots d'un expedient.
Persona física sense retenció IRPF:
Per a poder pagar les factures emeses per una persona física que no s'ha aplicat retenció d'IRPF en aquestes, és necessari que aquesta proveïdora aportació el model de declaració censal que acredite l'alta en el cens d'empresaris, professionals i retenidors de l'Agència Tributària (model 036 de declaració censal o 037 de declaració censal simplificada).
Per aquest motiu, i a fi d'agilitar la gestió de les factures i, en conseqüència, de reduir el temps de pagament d'aquestes, sol·licitem que, en el moment de presentar la factura, s'aporte, si escau, el model 036 o 037 de l'Agència Tributària.