UJI
Última modificació: 27/04/2018 | Font: Registre General

Còpies compulsades i confrontades, i l'expedició de còpies de documents

Segons la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques i el Reglament d'organització i funcionament de la Universitat Jaume I, només s’han d’expedir còpies compulsades de documents originals quan aquestes siguen requerides per l’UJI o per una altra administració pública.

Les compulses són realitzades pel personal del Servei d'Informació i Registre de l’UJI (InfoCampus) i per qualsevol altre servei que determine la Secretaria General.

Quant a les còpies de documents, s’ha d’atendre, amb caràcter general, el que disposa el Reglament d'administració electrònica de l’UJI, arts. 38, 39 i 40.

Article 38. Còpies electròniques de documents en suport no electrònic

1. Les còpies electròniques dels documents en suport paper o en un altre suport susceptible de digitalització realitzades per l’UJI es realitzaran d’acord amb allò regulat en aquest article, tant si són documents emesos per l’administració, com documents privats aportats per la ciutadania.

2. A l’efecte d’allò regulat en aquest Reglament, es defineix com a imatge electrònica el resultat d’aplicar un procés de digitalització a un document en suport paper o en un altre suport que permeta l’obtenció fidel d’aquesta imatge.

S’entén per digitalització el procés tecnològic que permet convertir un document en suport paper o en un altre suport no electrònic en un fitxer electrònic que conté la imatge codificada, fidel i íntegra, del document.

3. Quan siguen realitzades per l’UJI, les imatges electròniques han de tindre la naturalesa de còpies electròniques autèntiques, sempre que es complisquen els requisits següents:

a) Que el document copiat siga un original o una còpia autèntica.

b) Que la còpia electrònica siga autoritzada mitjançant signatura electrònica.

c) Que les imatges electròniques estiguen codificades segons algun dels formats i amb els nivells de qualitat i condicions tècniques especificats en l’esquema nacional d’interoperabilitat.

d) Que la còpia electrònica incloga el seu caràcter de còpia entre les metadades associades.

e) Que la còpia siga obtinguda d’acord amb les normes de competència i procediment que en cada cas s’aproven, incloent-hi les d’obtenció automatitzada.

4. No és necessària la intervenció de l’òrgan administratiu dipositari del document administratiu original per a l’obtenció de còpies electròniques autèntiques, si les imatges electròniques han sigut obtingudes a partir de còpies autèntiques en paper.

5. Els originals en paper de les còpies autèntiques electròniques poden conservar-se a l’efecte de gestió per l’òrgan actuant fins a la seua transferència a l’arxiu o poden ser remesos directament a l’arxiu per a la seua valoració per la Comissió d’Expurgació abans de la seua destrucció.

Article 39. Còpies en paper dels documents públics administratius electrònics realitzades per l’UJI

1. Perquè les còpies emeses en paper dels documents públics administratius electrònics tinguen la consideració de còpies autèntiques han de complir-se els requisits següents:

a) Que el document electrònic copiat siga un document original o una còpia electrònica autèntica d’un document electrònic o en suport paper original, emès d’acord amb el que preveu aquest Reglament.

b) Que en el mateix document hi haja imprès un codi generat electrònicament o un altre sistema de verificació, amb indicació que el mateix codi permeta contrastar l’autenticitat de la còpia mitjançant l’accés als arxius electrònics de l’òrgan emissor.

c) Que la còpia siga obtinguda d’acord amb les normes de competència i procediment que en cada cas s’aproven, incloent-hi les d’obtenció automatitzada.

2. Les còpies en suport paper de documents que s’hagen emès en format electrònic o en paper, però dels quals existisca una còpia autèntica electrònica, s’han de proporcionar mitjançant una còpia autèntica en paper del document electrònic en poder de l’administració o bé mitjançant una posada de manifest electrònica que mantinga còpia autèntica del document original.

Article 40. Obtenció de còpies electròniques de documents electrònics

Els ciutadans i ciutadanes poden exercir el dret a obtenir còpies electròniques dels documents electrònics que formen part de procediments en els quals tinguen condició d’interessats o interessades d’acord amb allò que es disposa en la normativa reguladora del respectiu procediment.

L’obtenció de la còpia es pot realitzar mitjançant extractes dels documents o es poden utilitzar altres mètodes electrònics que permeten mantenir la confidencialitat de les dades que no afecten la persona interessada.