L'Arxiu de la Universitat Jaume I ofereix els següents serveis per al PAS de la Universitat:
► Sistema de gestió documental
► Préstec, consulta i còpies de documents
Ofereix les directrius, processos i eines per a una gestió eficaç dels documents generats per la Universitat:
Transferències de documentació a l'Arxiu General
Consisteix en el trasllat de la documentació des de les unitats administratives a l'arxiu intermedi quan ha finalitzat el termini de permanència en els arxius de gestió. El procediment és el següent:
La persona responsable de l’Arxiu de Gestió envia a l’Arxiu General aquest formulari: Previsió de transferència.
Des de l’Arxiu General es gestiona el trasllat de la documentació de la unitat administrativa corresponent a l’Arxiu.
El personal de la unitat administrativa prepara la documentació junt amb la relació de transferència emplenada per a la seva recollida i trasllat a l’Arxiu.
L'Arxiu General només accepta documentació arxivada en caixes d'arxiu definitiu de cartó blanc grandària foli prolongat.
En l'Arxiu General es revisa la documentació rebuda amb el full de transferències. En cas d'alguna incidència, es contacta amb la unitat remitent per a resoldre-la.
Procés tècnic en l'Arxiu General
Després de revisar el material documental rebut, es guarda en la unitat d'instal·lació adequada, segons la tipologia i el suport. S'assigna una signatura topogràfica a cada unitat d'instal·lació que indica la seua ubicació física i es registra en la base de dades de l'Arxiu per a la seua posterior recuperació en cas de consulta.
Valoració i conservació/ Eliminació dels documents
Des de l'Arxiu General es presenten les diferents propostes de valoració de les sèries documentals a la Comissió de Valoració Documental de la Universitat Jaume I per a establir els termes de conservació i accés: Membres i Normativa aplicable.
Seguint la normativa vigent, les resolucions d'aquesta Comissió s'envian a la Junta Qualificadora de Documents Administratius de la Comunitat Valenciana (JCDA) per a la seua aprovació, si escau.
Taules de valoració de sèries documentals universitàries aprovades per la JCDA
Més informació sobre propostes de valoració documental universitàries a la pàgina web de la Conferència d'Arxivers d'Universitats Espanyoles, CAU.
Préstecs, consultes i còpies de documents
Per a finalitats de tramitació o informació administrativa, les unitats administratives poden sol·licitar el préstec o còpia de documents. També es pot consultar la documentació al propi Arxiu General demanant cita prèvia a: arxiu@uji.es, indicant data i hora preferibles dins l'horari de consulta: de dilluns a divendres, de 9.00 a 14.00 h. Es rebrà confirmació per part de l'Arxiu.
Per a consultar les actes dels òrgans de govern de la Universitat es pot enviar a la Secretaria General (secgen@uji.es) la sol·licitud d’accés a expedients i actes.
Mesures de prevenció i protecció del COVID-19
- L'usuari portarà la seua propia mascareta que serà d'ús obligatori durant tota la seua estada. També portará el seu propi equip informàtic així com paper, llapis, etc. A l'Arxiu li proporcionarem guants i gel hidroalcohòlic.
- Els documents romandran 48 hores en quarentena.
Per a qualsevol dubte o consulta, podeu contactar amb arxiu@uji.es.