La gravació audiovisual de les sessions d’òrgans col·legiats －com és el cas del Claustre, el Consell de Govern, el Consell de Direcció, el Consell Social, el Consell de l’Estudiantat, les juntes de centre (facultats i Escola), el consell d’institut i la junta permanent, els consells de departament i la junta permanent o la Junta Electoral, entre altres－ és una activitat per a la qual els diferents òrgans de la Universitat Jaume I de Castelló tenen completa legitimació.

Per un costat, l'article 18 de la Llei 40/2015, d'1 d'octubre (LRJSP) que diu:

Les sessions que celebre l’òrgan col·legiat es poden gravar. El fitxer resultant de la gravació, juntament amb la certificació expedida pel secretari de l’autenticitat i la integritat d’aquest, i tots els documents en suport electrònic que s’utilitzen com a documents de la sessió, poden acompanyar l’acta de les sessions, sense necessitat de fer-hi constar els punts principals de les deliberacions.

Per un altre costat, el Reglament d'administració electrònica de l’UJI indica, en l’article 62.7, que:

En els casos en què s’enregistren les sessions dels òrgans col·legiats, el fitxer resultant de l’enregistrament, juntament amb la certificació expedida pel secretari de l’òrgan de la seua autenticitat i integritat, i també altres documents en suport electrònic que s’hagen utilitzat com a documents de la sessió, poden acompanyar l’acta de les sessions, sense necessitat de fer constar-hi els punts principals de les deliberacions

Per últim, aquestes gravacions es realitzen d'acord amb article 45 del Reglament de Protecció de Dades i garantia dels drets digitals de l'UJI.

Per tant, per al tractament de les dades personals dels participants no serà necessari disposar del seu consentiment com a fet legitimador, sinó que es basarà en l’exercici de poders públics atorgats per una llei i normativa. No obstant això, el tractament de les dades personals sí que requereix informar els interessats d’aquesta acció d’enregistrament i publicació. 

Aquesta informació s’haurà de proveir en el primer moment en què es faça aquest tipus de videoacta i a cadascun dels membres. Hi ha diferents estratègies per a fer una informació de forma efectiva, com poden ser:

• Incloure aquesta informació en el document que formalitza la presa de possessió del càrrec o quan s’informa la persona de la seua pertinença a l’òrgan. 
• Llegir (i enregistrar en la videosessió), davant els membres, les clàusules per a fer l’acte d’informar que es requereix. 
• Oferir un avís en el moment de fer la convocatòria en el GOC, on es recorda la informació a les persones participants.
• Deixar un enllaç al recordatori, com en l’AV, per si algú ho demana i que el president sempre ho tinga a mà.

L’UJI, com a responsable final del tractament de les dades personals que empara la gestió dels diferents òrgans col·legiats, disposa del tractament correctament definit en el Registre d’activitats de tractament de l’UJI. Ací podeu conèixer la informació completa del tractament de les dades que s’hi fa.

Per concloure, cal recordar que es poden enregistrar les sessions sense obtindre el consentiment dels membres de l’òrgan, però farà falta informar d’aquest fet i que en quede constància formal. La difusió dels continguts enregistrats s’haurà d’ajustar a l’àmbit d’actuació i publicació d’actes de cada òrgan.