En ocasions, els serveis, els centres, els departaments i altres unitats de la Universitat organitzen activitats que es financen totalment o en part per les matrícules de l’alumnat o de les persones participants. No entrarien en aquesta categoria les conferències, seminaris, etc., als quals s'assisteix de forma gratuïta.
Aquestes activitats comporten una gestió econòmica que s'ha d'ajustar a unes regles per tal que es complisca la normativa vigent i, d'altra banda, per tal que la informació siga coherent i estiga a l'abast tant de l'organització com de les unitats de gestió i del Servei de Gestió Econòmica.
Per tot això, s'estableix un procediment, el més senzill possible, per a totes aquestes activitats que tenen transcendència econòmica:
1. La persona responsable de l'activitat ha de confeccionar un pressupost d'aquesta, on es detallen els ingressos previstos (matrícules d'assistents, subvencions, fons de la Universitat, etc.), i on s'indiquen els imports que s'han de pagar per les persones que es matriculen, tenint en compte totes les variants possibles (si hi ha descomptes, si hi ha diferents tipus de matrícula, etc.). També cal detallar-hi al màxim les despeses previstes (pagament a conferenciants, material fungible, material inventariable, etc.), segons aquest model previst per a això.
La suma total dels ingressos previstos ha de coincidir amb la suma total de les despeses previstes.
2. Amb el pressupost, s’ha de comunicar al Servei de Gestió Econòmica el nom de la persona o persones que han de gestionar els ingressos de l'activitat: en el cas de departaments, la persona o persones pertanyents a l’administració d'aquest; en el cas de centres, la persona pertanyent a l’administració d'aquest; i en els altres casos, la persona o persones pertanyents a l’admistració de la unitat corresponent.
Des del Servei de Gestió Econòmica es donarà a aquesta persona o a aquestes persones accés al mòdul de gestió de rebuts GRU, dins del IGLU (podeu accedir en aquest enllaç).
3. Aquest pressupost, signat per la persona responsable de l'activitat, s’ha de remetre el més prompte possible al Servei de Gestió Econòmica (a l'atenció d'Arantxa) per tal que s’assigne els codis comptables corresponents: codi per als ingressos (línia) i codi per a les despeses (projecte). El codi de línia és obligatori indicar-ho en donar d’alta en GRU el curs o activitat.
El Servei de Gestió Econòmica també s'ocupa de fer la modificació pressupostària corresponent per tal d'integrar els ingressos previstos i els crèdits generats per a despeses al pressupost de la Universitat. Les despeses es carreguen al centre al qual pertany la persona responsable, a través de la unitat de gestió corresponent o, en el cas de serveis centrals, a través del Servei de Gestió Econòmica.
En casos excepcionals es pot assignar codi amb la comunicació del títol de l'activitat, però amb el compromís de remetre el més prompte possible el pressupost al Servei de Gestió Econòmica, i sense que això tinga cap efecte sobre la disponibilitat de crèdit.
4. Després que es tanque la inscripció, i a través del mateix mòdul de GRU, es trau el llistat complet de tots els ingressos per inscripcions i es remeten en el cas de departaments, a la unitat de gestió corresponent. Aquesta unitat els comprova i, amb el vist i plau de la persona responsable de l’activitat, els envia al Negociat d'Ingressos del Servei de Gestió Econòmica per a comptabilitzar-los.
En el cas de centres, serveis i altres unitats el llistat, es remet directament al Negociat d'Ingressos del Servei de Gestió Econòmica.
5. Quan es comprove l'import real de les inscripcions, el Servei de Gestió Econòmica pot fer els ajustos necessaris al pressupost de l'activitat.