Universitat Jaume I - UJI - Castello

Procediment per a la gestió econòmica de cursos, jornades, etc., organitzades per la Universitat Jaume I, i que es financen totalment o en part amb ingressos dels alumnes/assistents

En ocasions, els serveis, els departaments i altres centres de la Universitat organitzen activitats que es financen totalment o en part per les matrícules de l'alumnat o de les persones participants.No entrarien en aquesta categoria les conferències, seminaris, etc., als quals s'assisteix de forma gratuïta.

Aquestes activitats comporten una gestió econòmica que s'ha d'ajustar a unes regles per tal que es complisca la normativa vigent i, d'altra banda, per tal que la informació siga coherent i estiga a l'abast tant dels organitzadors com de les unitats de gestió i del Servei de Gestió Econòmica.

Per tot això, s'estableix un procediment, el més senzill possible, per a totes aquestes activitats que tenen transcendència econòmica. En el cas de departaments i centres, a través de les respectives unitats de gestió:

1. La persona responsable de l'activitat ha de confeccionar un pressupost d'aquesta, on es detallen els ingressos previstos (matrícules d'assistents, subvencions, fons de la mateixa Universitat, etc.), indicant els imports a pagar per les persones que es matriculen, tenint en compter totes les variants possibles (Si hi ha descomptes, si hi ha varios tipus de matrícula, etc.) . També cal detallar-hi al màxim les despeses previstes (pagament a conferenciants, material fungible, material inventariable, etc.), segons el model (en format PDF*) previst a l'efecte.
   
   La suma total dels ingressos previstos haurà de coincidir amb la suma total de les despeses previstes.
   
   
2. Aquest pressupost, signat per la persona responsable de l'activitat, s'ha de remetre el més prompte possible al Servei de Gestió Econòmica, (a l'atenció d'Arantxa) per tal que s'assigne el codi comptable corresponent: codi per als ingressos (línia) i codi per a les despeses (projecte).
   
   Aquest Servei també s'ocuparà de fer la modificació pressupostària corresponent per tal d'integrar els ingressos previstos i els crèdits generats per a despeses al pressupost de la Universitat. Les despeses es carregaran al centre a què pertanya la persona responsable, a través de la Unitat de Gestió corresponent o, en el cas de Serveis Centrals, a través del Servei de Gestió Econòmica.
   
   En casos excepcionals es podrà assignar codi amb la comunicació del títol de l'activitat, però amb el compromís de remetre el més prompte possible el pressupost al Servei de Gestió Econòmica, i sense que això tinga cap efecte sobre la disponibilitat de crèdit.
   
   El Servei de Gestió Econòmica comunicarà a la persona responsable el número del compte corrent en el qual hauran de fer-se els ingressos.
   
   
3. Amb el pressupost, s'haurà de comunicar al Servei de Gestió Econòmica el nom de la persona o persones que gestionaran els ingressos de l'activitat. Des d'aquest Servei es donarà a aquesta(es) persona(es) accés al mòdul d'emissió de rebuts del programa de gestió de recursos econòmics GRE.
   
   Aquesta(es) persona(es) seran les encarregades de recollir els rebuts bancaris dels participants i, a través del mòdul esmentat del programa GRE, expediran els rebuts a aquests (la impressió dels rebuts és opcional).
   
   
4. Després que es tanque la inscripció, i a través del mateix mòdul de GRE, es traurà el llistat complet de tots els ingressos per inscripcions, que serà signat amb el vist i plau de la persona responsable de l'activitat. Aquest llistat s'haurà de remetre, adjunt als rebuts bancaris, al Negociat d'Ingressos del Servei de Gestió Econòmica per a la seua comptabilització.
   
   Quan es comprove l'import real de les inscripcions, el Servei de Gestió Econòmica podrà fer els ajusts necessaris al pressupost de l'activitat.

* Per a obrir i imprimir els documents en format PDF, cal tenir instal·lat a l'ordinador el programa Adobe(R) Acrobat(R) Reader 5