Còpies compulsades i confrontades, i l'expedició de còpies de documents
Aquesta matèria la regulen els articles 5 i 6 de la Normativa de registre de l'UJI, en el capítol 3. Expedició de còpies de documents i aportació de còpies compulsades.
Expedició de còpies de documents
Aquesta matèria ve exhaustivament detallada.
Article 5
- D'acord amb els articles 35.1.c i 38.5 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, quan s'haja de presentar en un procediment o en una actuació administrativa un document original, la persona encarregada del Registre ha de lliurar una còpia segellada del document original en el moment de la presentació, després de confrontar la còpia i el document original i de comprovar la identitat del contingut. L'original s'ha de trametre a l'òrgan destinatari i la còpia s'ha de lliurar a la persona interessada, després de diligenciar-la amb un segell en què s'ha de fer constar la data de lliurament del document original, l'òrgan destinatari i el procediment o actuació per a la qual s'aporta.
- L'oficina del Registre ha de portar un registre de les còpies segellades que expedeix, on ha d'anotar les dades indicades en el paràgraf anterior.
- La còpia segellada acredita que el document original consta en poder de l'administració, la qual l'ha de recollir quan retorne el document original a la persona interessada. Si la còpia es perd o es destrueix accidentalment, la persona interessada ha de presentar una declaració en què expose la circumstància que s'ha esdevingut.
- La devolució del document original, l'ha de fer el servei que el tinga, el qual ha de trametre la còpia segellada al Registre perquè siga arxivat. Si l'original es tramet a una altra administració, aquesta és l'encarregada de tornar-lo.
Compulsa i confrontació
La compulsa de documents consisteix en la confrontació d'una còpia amb el document original i comprovar si és exacta. A la còpia se li afegeix un segell o acreditació que justifica la identitat amb l'original. La còpia compulsada ha de tindre la mateixa validesa que l'original en el procediment concret de què es tracte, sense que en cap cas acredite l'autenticitat del document original.
Per tant, quan el ciutadà haja de presentar a l'administració, per a l'exercici els seus drets i activitats administratives, documents compulsats o confrontats de documents originals, les oficines de registre tenen obligació de realitzar la confrontació i compulsa d'aquests i a tornar-li de manera immediata els documents originals.
Per a l'exercici d'aquest dret, el ciutadà ha d'aportar, junt amb el document original, una còpia d'aquest i l'oficina de registre ha de realitzar la confrontació dels documents i còpies, i comprovar la identitat dels continguts d'aquests, ha de tornar el document original al ciutadà i unir la còpia, una vegada diligenciada, amb un segell o acreditació de compulsa, a la sol·licitud, escrit o comunicació a què s'acompanye per remetre'l al destinatari. El segell o acreditació de compulsa ha d'expressar la data en què es va practicar, així com la identificació de l'òrgan i de la persona que expedeixen la còpia compulsada.
Article 6
- Si les normes reguladores del corresponent procediment o actuació administrativa requereixen l'aportació de còpies compulsades o confrontades de documents originals, la persona interessada pot demanar-ne la immediata devolució, després de realitzar el confrontament del document, i amb independència de l'òrgan, entitat o administració destinatària.
- Amb aquesta finalitat, s'ha d'aportar el document original i una còpia per tal que l'oficina del Registre els confronte i comprove la identitat del contingut. Després, l'oficina del Registre ha de retornar el document original a la persona interessada i adjuntar la còpia diligenciada amb un segell o acreditació de confrontament a la sol·licitud, escrit o comunicació per ser tramesa a la destinació.
- El segell o acreditació de confrontament ha d'expressar la data en què es fa i la identificació de la persona que expedeix la còpia confrontada. La diligència de confrontament, feta d'aquesta manera, té la mateixa validesa que la diligència de compulsa.
- La còpia compulsada o confrontada té la mateixa validesa que l'original en el procediment concret de què es tracte; però, en cap, cas acredita l'autenticitat del document original.
Sobre aquest article de la norma pròpia de l'UJI es va dictar, amb data de 5 de juny de 2004, una instrucció de Secretaria General que fa referència als documents que han de ser objecte de confrontació i als documents que poden ser compulsats.
D'avant els dubtes suscitats respecte als documents que han de ser objecte de confrontació i aquells que poden ser compulsats i a la vista del Reglament pel qual es regula la presentació de sol•licituds, escrits i comunicacions a la Universitat Jaume I, així com l'expedició de còpies de documents i devolució d'originals, i el règim del Registre General (Aprovat en la sessió número 39 de la Junta de Govern del dia 6 de febrer de 2002), i en concret de la seua Disposició Addicional per la qual es faculta el secretari/ària general per interpretar i desenvolupar aquest Reglament i, en particular, per a dictar instruccions de funcionament, aquesta Secretaria General dicta la següent
INSTRUCCIÓ
Primer. Confrontacions en procediments o actuacions administratives tramitades en la pròpia Universitat
Si les normes reguladores del corresponent procediment o actuació administrativa requereixen l'aportació de còpies compulsades o confrontades de documents originals, es farà el confrontament de documents (per tant sense exigir les tases per compulsa), de qualsevol document que es presente.
El sol•licitant haurà d'aportar el document original i una còpia per tal que l'oficina del Registre els confronte i en comprove la identitat del contingut. En cas que es presenten DNI o qualsevol antre document d'identitat la còpia es presentará sense retallar. Després, l'oficina del Registre ha de retornar el document original a la persona interessada i adjuntar la còpia diligenciada amb un segell o acreditació de confrontament. La pròpia oficina de Registre trametrà la còpia confrontada junt a la sol•licitud, escrit o comunicació al seu destinatari.
El segell o acreditació de confrontament ha d'expressar la data en què es fa i la identificació de la persona que expedeix la còpia confrontada. La diligència de confrontament feta d'aquesta manera té la mateixa validesa que la diligència de compulsa i que l'original en el procediment concret de què es tracte, però en cap cas acredita l'autenticitat del document original.
Quan la documentació es presente directament davant les Unitats administratives, el funcionari encarregat d'arreplegar-la podrà confrontar el document si s'aporta l'original, amb una diligència de confrontament que incloga els extrems de l'anterior paràgraf.
Segon. Compulses de documents per a presentar-les davant institucions privades o a altres institucions públiques
En cas de que un sol•licitant necessite una compulsa per a la seua aportació davant d'altres institucions privades o institucions públiques només es compulsaran documents expedits per la pròpia Universitat Jaume I. No es compulsarà qualsevol altre document privat o públic per excedir de les actuacions que corresponen al Registre de la Universitat Jaume I (confrontar qualsevol document que es presente a través d'eixe Registre i compulsar qualsevol document expedit per la pròpia Universitat).
A més s'informarà al sol•licitant:
Que la compulsa comporta l'exigència d'una tasa per aplicació de la normativa vigent.
Que si un sol•licitant demana una compulsa per a presentar-la davant a altres institucions públiques tenen la possibilitat de confrontar gratuïtament els documents presentats davant el funcionari del Registre en el qual es presente la sol•licitud (Subdelegació de govern, Registre PROP, etc.).
Que es possible que l'administració de destinació no admeta la compulsa feta per la Universitat Jaume I donat que les compulses tenen validesa en el procediment en que es fan i en cap cas acrediten l'autenticitat del document original.
Còpies autèntiques
Les còpies autèntiques tenen unes característiques i efectes jurídics més amplis que les còpies compulsades. No només acrediten l'autenticitat de la còpia des de la perspectiva de la identitat d'aquestes amb l'original, sinó que tenen efectes certificants en quant garanteixen l'autenticitat de les dades contingudes en aquest últim. A més, els efectes de les còpies autèntiques no es limiten al marc d'un procediment administratiu determinat, sinó que tenen la mateixa validesa i eficàcia que els documents originals i produeixen idèntics efectes davant de les administracions públiques i de les persones interessades.
La còpia autèntica pot consistir en la transcripció íntegra del contingut del document original o en una còpia realitzada per qualsevol mitjà informàtic, electrònic o telemàtic. A més, hi ha de figurar l'acreditació de l'autenticitat de la còpia i identificar l'òrgan, arxiu i organisme que l'expedeix i la persona responsable de tal expedició.
Els ciutadans poden, en qualsevol moment, sol·licitar l'expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius. La còpia autèntica dels documents que continguen dades nominatives la poden sol·licitar els titulars o tercers que acrediten un interès legítim en l'obtenció d'aquesta. Si el document conté dades personals que pogueren afectar a la intimitat dels titulars la còpia només la poden sol·licitar aquests. A més, si les dades contingudes en el document afectaren també a la intimitat d'altres persones, a més del sol·licitant, només s'ha d'expedir la còpia previ consentiment dels afectats restants.
Les còpies autèntiques s'han de sol·licitar a l'òrgan administratiu o a l'organisme públic que va emetre el document original. El dit òrgan ha d'expedir la còpia prèvia comprovació en els arxius d'aquest de l'existència de l'original o de les dades contingudes en aquest.
Article 7
Els ciutadans poden demanar l'expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius que haja emès la Universitat Jaume I. Aquestes s'han d'expedir, després de comprovar en l'arxiu l'existència de l'original o de les dades en els continguts, pel cap del servei al qual correspon l'arxiu, o pel secretari o secretària general de la Universitat.
